As empresas precisam emitir notas fiscais convencionais para seus clientes. Dessa forma os fornecedores (que também são empresas), precisam emitir notas fiscais de entrada para outras empresas que compram seus produtos e matéria-prima, para revender aos consumidores.
Porém, as notas fiscais de entrada vão um pouco, além disso. Por isso, no texto de hoje, vamos trazer o máximo de informações importantes sobre as notas fiscais de entradas e seus processos.
O que é uma nota fiscal de entrada?
Vamos começar do começo, uma nota fiscal de entrada é um documento de caráter fiscal utilizado para deixar formal a entrada de mercadorias no estoque, por meio de retorno, devolução, ou o mais comum, através de uma compra.
Diferente do que muitos pensam, de que ela é apenas uma nota de compra.
Como vimos, ela pode ser ligada a qualquer movimentação de mercadorias no estoque.
Por mercadorias entendemos prontos que estão prontos para a revenda, mas também de insumos e matérias-primas que são usados para a fabricação de produtos.
Para que serve?
Em termos gerais, a nota fiscal de entrada registra o que foi adquirido por uma empresa (ou que retorno a ela, conforme explicado acima), servindo para ajudar os gestores e ter uma visão mais clara a respeito de seu estoque oficial.
Como a nota fiscal de entrada funciona?
Seu funcionamento é bastante simples, porém entendê-lo de forma mais ampla, ajudará muito na saúde fiscal e financeira de uma empresa. Para tal, vamos nos aprofundar em alguns pontos importantes sobre as notas fiscais de entrada.
Quem deve/pode emitir uma nota fiscal de entrada?
As notas fiscais de entrada podem ser emitidas tanto pelo fornecedor e/ou em alguns casos, pela própria empresa. Onde sua emissão protege a empresa compradora da mesma forma que as notas fiscais normais protegem os consumidores.
Dessa maneira, todas as empresas que vendem produtos, insumos e/ou prestam serviços, devem emitir notas fiscais de entrada. Exceto os MEIs que vendem ou prestam serviços diretamente para pessoas físicas, para esses casos, não é preciso a emissão desse tipo de nota de entrada.
Quando uma nota fiscal de entrada precisa ser emitida?
Veja abaixo os momentos certos que uma nota fiscal de entrada pode ser corretamente emitida:
- Na entrada de um produto oriundo do exterior;
- Quando a empresa que está adquirindo o bem, assume o compromisso de transportar ou retirar um produto;
- Quando ocorre o retorno de industrialização;
- Quando, por algum motivo, o vendedor não for obrigado a fazer a emissão de notas fiscais;
- Na entrada de produto oriundos de leilões;
- Na devolução de um produto por parte do cliente;
- Quando o produto sai da empresa pelo motivo que for, mas irá retornar.
Quanto tempo manter as notas fiscais?
Segundo a lei, as notas fiscais de entrada (bem como as de saída), precisam ser armazenadas pelo período mínimo de 5 anos (60 meses) após sua emissão.
Diferença da nota fiscal de entrada para a nota fiscal de saída
Embora os nomes sejam bastante sugestivos, algumas pessoas têm dúvidas sobre esses dois tipos de notas. Para esclarecer de uma vez por todas, vamos trazer a explicação mais rápida e precisa, sobre esse assunto.
- A nota fiscal de entrada, conforme vimos, serve como o registro de mercadorias que entram (compradas ou que retornaram) para o estoque de uma empresa, bem como serviços prestados para a empresa;
- Já a nota fiscal de saída é sobre produtos vendidos e/ou serviços prestados pela empresa para seus clientes.
Às duas notas têm como função proteger os direitos dos consumidores, tanto pessoas físicas, quanto pessoas jurídicas.
Como emitir a nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é emitida pelo fornecedor, ficando a cargo da empresa que receber, conferir e baixar a nota.
Para emitir a nota, precisa de algumas informações:
- Motivo que a nota está sendo emitida;
- Dados do produto que será registrado;
- Dados do fornecedor;
- Código Fiscal de Operações e Prestação;
- Código de Situação Tributária.
Já para baixar, deve-se seguir os seguintes passos:
- Acesse o Portal Nacional da NF-e;
- Clique em “consultar NF-e”;
- Insira a chave de acesso da nota fiscal;
- Clique no botão de download;
- Selecione o Certificado Digital de sua empresa;
- Aguarde a finalização do download;
- E pronto! Nota Fiscal de entrada emitida.
Conclusão
No texto de hoje, vimos sobre as notas fiscais de entrada, documento muito importante para controle de entradas e retornos para o estoque. Vimos também quem deve emitir as notas, bem como quem está isento, no caso dos MEIs.
Ainda que muito confundam, deixamos claro as diferenças claras entre as notas fiscais de entrada e notas fiscais de saída.
Onde uma serve para entradas de produtos ou serviços, já a outra para serviços ou vendas executadas da empresa para os clientes, respectivamente.
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