A necessidade de cancelar NF-e fora do prazo está cada vez mais frequente nas empresas devido ao cotidiano cada vez mais corrido dentro dessas entidades jurídicas.
Uma NF-e, ou seja, uma nota fiscal eletrônica, geralmente, possui um prazo de 24 horas, após a emissão, para ser cancelada, se necessário. Esse prazo é curto para inibir o cancelamento das notas fiscais após a circulação das mercadorias.
Após o prazo de 24 horas, em grande parte dos estados brasileiros, é possível cancelar a NF-e fora do prazo somente após efetuar o pagamento de uma multa que equivale a cerca de 1.5% do valor da nota.
Em outros estados, como Mato Grosso, no entanto, após o prazo de 24 horas não é permitido o cancelamento, somente é possível realizar a anulação da nota, considerando todas as sanções previstas na legislação.
Quando é necessário cancelar uma NF-e fora do prazo?
Ainda que uma empresa possua em seu quadro de funcionários somente pessoas altamente treinadas, habilidosas e competentes, elas estão sujeitas a cometerem erros.
Com o dia a dia tão atribulado é muito comum acontecer deslizes ao preencher os dados de uma nota fiscal. Afinal, são muitos números e especificações técnicas que precisam ser cuidadosamente atendidas.
Quando isso acontece, seja por causa de erros de digitação manual do CNPJ, dados dos fornecedores, ou mesmo por falhas nos cálculos dos impostos, ainda devido à desistência do negócio, ou cancelamento da venda e passar despercebido pela empresa, é preciso cancelar NF-e fora do prazo.
Embora o processo seja um tanto quanto burocrático, é possível cancelar a NF-e fora do prazo. Contudo, o Fisco, isto é, o órgão fiscalizador federal de todos os impostos tributários do país, precisa autorizar a emissão da NF-e e a mercadoria não pode ter sido enviada.
Como cancelar uma NF-e fora do prazo?
Considerando que uma NF-e é um dos documentos mais importantes em uma empresa ativa e legalizada, uma vez que comprove todas as transações de compra e venda, bem como, todas as movimentações de entrada e saída de mercadorias de uma instituição, é de suma importância saber como cancelar NF-e fora do prazo diante de alguma eventualidade.
Para conseguir cancelar NF-e fora do prazo, primeiramente a empresa precisa solicitar a autorização no site do Sistema Integrado de Administração da Receita Estadual (SIARE).
No site o emitente informará a chave de acesso da nota, o CNPJ do solicitante, bem como a justificativa para querer cancelar NF-e fora do prazo.
Existem diversos softwares a disposição das empresas no mercado. Essas ferramentas permitem realizar o cancelamento de uma NF-e de forma mais simples, além de auxiliar a diminuir significativamente os erros e minimizar o tempo de dedicação a essa tarefa.
É importante ressaltar que o cancelamento da nota fiscal será realizado conforme as regras estabelecidas em cada estado. Portanto, verifique se todas as exigências para cancelar NF-e fora do prazo sejam plenamente atendidas.
Ainda, é possível verificar a autenticidade do cancelamento da NF-e por meio de uma assinatura eletrônica junto ao ICP-Brasil. No site da Secretaria da Fazenda do Estado, o Sefaz, também é possível verificar o status da nota cancelada.
Alternativas para cancelar uma NF-e fora do prazo
Uma vez que é impossível fugir de todo o trâmite burocrático e cancelar NF-e fora do prazo sem que a empresa sofra uma penalidade aplicada pela Receita Federal, a entidade jurídica pode optar por outras alternativas em detrimento de cancelar a nota fiscal. Por exemplo:
· Inutilização de número da nota fiscal: esse procedimento acontece nos casos em que a numeração ainda não tenha sido adotada em nenhuma NF-e.
· Devolução: a empresa consegue emitir outra NF-e onde contém informações sobre a devolução dos produtos vendidos. Isto é, um documento onde consta informações iguais às da NF-e de vendas, porém, com o CFOP diferente.
· Estorno: essa prática consiste na devolução das mercadorias e do imposto destacado, desde que a mercadoria ainda não tenha circulado.
· Complemento: a nota fiscal complementar, como o próprio nome sugere, tem a função de complementar as informações incorretas da nota fiscal emitida.
· Carta de correção: desde que não mude a natureza dos impostos e tampouco alterem os valores fiscais, a carta de correção também é uma alternativa a ter que cancelar NF-e fora do prazo.
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