1. Captura e rastreabilidade: você sabe onde cada nota está?
Antes de validar tributos, é preciso garantir o básico:
- A NF-e está sendo capturada automaticamente em fontes como SEFAZ, Portal Nacional da NFS-e ou no e-mails corporativos monitorados?
- Existe rastreabilidade de data/hora da chegada da mercadoria e do registro efetivo no ERP?
- A operação consegue saber o que chegou e o que ainda está pendente?
O risco aqui é invisível: quando o documento não chega, ele não gera erro… ele simplesmente “não existe” para o fluxo, porém existe todo um processo parado aguardando a chegada do documento.
2. Classificação fiscal: sua empresa consegue manter consistência na origem? O ponto mais crítico para o novo cenário tributário é a classificação fiscal.
É aqui que empresas mais sofrem porque a classificação muitas vezes é:
- feita manualmente
- feita tarde demais
- feita sem padronização
- feita por analistas diferentes com critérios diferentes
O que testar:
- CFOP está coerente com o tipo de operação?
- CST/CSOSN segue padrão definido pela empresa?
- NCM está consistente com o item e histórico de compras?
- natureza da operação está compatível com a realidade do pedido?
No novo modelo, erros de classificação deixam rastros e passam a comprometer auditorias e validações futuras.
4. Conferência nota × pedido: você detecta divergência antes do recebimento?
Esse teste é obrigatório para qualquer operação de compras.
Verifique se você consegue identificar automaticamente:
- Notas fiscais sem o devido pedido de compra
- divergência de quantidade
- divergência de preço
- divergências de impostos
- diferença de item (SKU trocado)
- nota emitida fora das condições comerciais acordadas
- divergência de fornecedor e CNPJ
Quando isso só é percebido no recebimento físico, o custo é alto: paralisação, retrabalho e atrito interno entre áreas.
5. Regras internas: o fluxo fiscal está configurado ou depende de “memória operacional”?
O risco cresce quando o processo depende de pessoas experientes “lembrando como faz”.
Teste se sua empresa possui regras claras e aplicáveis automaticamente, como:
- Regras de escrituração são definidas pelos próprios analistas.
- Todas as notas precisam ser analisadas antes da escrituração.
- fornecedores com exigências e processos específicos.
- tipos de produto com tratamento diferenciado, ora um produto pode ser uso e consumo ora pode ser aplicado na produção
- exceções por operação vs fornecedores.
- regras por filial, UF de origem, UF de destino, centro de custo ou outros
- validações específicas por segmento
Se o fluxo depende de interpretação humana, ele não escala.
6. Tratamento de exceções: você prioriza o que realmente precisa de ação?
Um problema clássico da entrada fiscal é o excesso de análise manual.
Em operações com grande volume, o time fiscal vira gargalo porque precisa abrir documento por documento para analisá-lo e escriturá-lo.
O que testar:
- existe um padrão definido para a escrituração ou cada analista faz sua respectiva interpretação da operação
- problemas de divergências fiscais são tratadas manualmente
- Exceções ficam organizadas em fila clara?
- há trilha auditável do que foi validado e por quê?
Sem isso, o fiscal trabalha apagando incêndio e o processo vira reativo.
7. Preparação para IBS e CBS: seu dado já está pronto para o novo modelo?
Mesmo em período de transição, os campos do IBS e CBS começam a aparecer nos documentos fiscaisl.
O teste aqui é estratégico:
- seus sistemas conseguem ler esses campos no XML e mostrá-los para os analistas?
- As classificações internas estão preparadas para novas regras?
- existe estrutura para parametrizar novos tributos sem improviso?
- o ERP receberá esses dados de forma consistente?
A mudança começa no layout e termina na governança.
8. Integração com ERP: o ERP está preparado para as mudanças da IBS e CBS?
Aqui está uma verdade que muitas empresas ignoram:
O ERP não resolve inconsistência de origem. Ele só registra o problema com mais complexidade.
Teste se o fluxo atual entrega ao ERP:
- O cadastro de fornecedores está saneado e com as informações fiscais atualizadas?
- O cadastro de produto está com as NCMs cadastradas corretamente?
- documento conferido com pedido
- classificação fiscal consistente
- exceções tratadas antes da integração
Se a integração depende de intervenção manual ou retrabalho posterior, você está acumulando risco operacional.
9. Tempo de resposta: quanto tempo leva do recebimento da DANFE até a escrituração fiscal?
Esse indicador separa empresas preparadas das empresas vulneráveis.
Faça a pergunta:
quanto tempo o documento leva para ser recebido, analisado, validado e liberado após chegar?
Se esse tempo depende do recebimento físico ou de alguém “achar o e-mail”, sua empresa já está operando no limite.
Conclusão: o novo cenário exige um fiscal antecipado, não reativo e exige testar agora para evitar problemas nos documentos de entrada.
O cenário atual fiscal brasileiro traz uma grande mudança: o dado fiscal precisa nascer estruturado e as empresas precisam ter processos bem definidos para evitar problemas na escrituração fiscal.
Não basta corrigir no fechamento.
Não basta “dar um jeito depois”.
Não basta ter um ERP robusto, mas problemas nos cadastros e processos.
O que define a estabilidade da operação é o caminho do documento, desde o recebimento do XML/PDF até a escrituração fiscal/registro dele no ERP.
E é exatamente nesse ponto que soluções como o Ábax Inbound se tornam estratégicas: atuando antes da escrituração, automatizando captura, aplicando regras internas, validando nota × pedido e organizando exceções com rastreabilidade e proatividade, antecipando cenários e situações para que quando a mercadoria ou o serviço for prestado, não exista nenhuma pendência que impeça o registro..
Porque, no novo modelo, não vence quem calcula melhor no fim.
Vence quem estrutura melhor desde o início.
Quer aplicar esse checklist na sua operação?
Se você quer avaliar como está o seu fluxo de entrada fiscal e identificar pontos de risco antes que eles travem o processo, fale com o time comercial do Ábax e veja na prática como automatizar essa etapa com mais previsibilidade e controle.