MANUAL DE/PARA VERSÃO 2

Premissas

• Usuários deverão ter acesso as rotinas de pendências de NFe;
• Versão 2 do De/Para deve estar habilitada.

Conceito

Aponta os itens da NFe para os correspondentes da ordem de compras, assim o ÁBAX assimila as informações e grava uma base de dados, para que a próxima vez em que o mesmo item do mesmo fornecedor chegar em uma nota fiscal, o de/para e a unidade de medida sejam feitos de forma automatizada.

Passo 1: Tela de pendências

A tela do processo de De/Para é a tela que está sendo explicitada na imagem anterior, nela são comparados todos os valores da NFe e da ordem de compra, afim de bloquear qualquer divergência que venha a ter, serão acatadas todas as margens de preços criadas dentro do ajustes (ver manual de margem de preço).

Na tela acima é apresentado a estrutura da tela do De/Para, onde é feito o vínculo de itens e a analise pelo sistema. No lado esquerdo inferior podemos ver os filtros dos vínculos dos itens referentes a NF, listados como bandeiras:

• Bandeira Verde: Itens vinculados corretamente;
• Bandeira Amarela: Itens com pendência;
• Bandeira Vermelha: Itens não vinculados;
• Bandeira Branca: Erros que o sistema não pode identificar;
• Bandeira Azul: Itens genéricos.

Já do lado esquerdo temos os filtros dos vínculos dos itens referentes a OC, listados como setas:

• Seta Verde: Itens com saldo total;
• Seta Vermelha: Itens sem saldo;
• Seta Amarela: Itens com saldo parcial.

Abaixo de cada filtro há um número indicando quantos itens estão compondo aquele filtro, todos os filtros servem para habilitar/desabilitar a visão dos itens que o compõe.

Passo 2: Realizar o vínculo

Ao acessar a tela do De/Para é necessário vincular uma ordem de compra à nota para poder realizar o processo. O sistema busca no ERP as Ordens cadastradas para o fornecedor da NF que estejam com status ativo, desta forma, cabe ao usuário selecionar a OC onde a Nota será lançada. Para selecionar a OC deve-se clicar no ícone do mais, no lado da OrdemDeCompra, aparecerá um Drop-Down bem abaixo onde o usuário selecionará a OC.

Após selecionar a OC, o usuário pode realizar o vínculo de duas maneiras distintas:

• Manual: O usuário deverá selecionar item a item, começando pelo item a ser vinculado da NF e depois a qual item ele será vinculado, através dos ícones de vínculos (imãs). Após selecionar ambos, o usuário deve informar ao sistema o fator de conversão dos itens, ou seja, cabe ao usuário informar quantos itens dos listados na NF são necessários para formar um único item na OC. Para esclarecer melhor, veja a próxima imagem. Para finalizar o vínculo, clicar em Fazer DePara que aparecerá no canto inferior esquerdo da tela.

• Automático: Nesta opção o sistema busca nos vínculos já efetuados, dados para conseguir realizar o vínculo de maneira assertiva, se não houver dados anteriores, ele levará em conta quantidade dos itens, descrição, valor unitário e total e outros dados de cadastro para realizar o vínculo. Para isso o usuário deve apenas clicar em vínculo automático (ícone do imã com raio), como mostra a figura seguinte.

Os vínculos já criados são mostrados ao usuário no campo abaixo dos itens a vincular. Não há a necessidade de salvar os dados, pois ao fechar a tela o sistema atualiza as informações que foram alteradas.

Vínculo De/Para sem Ordem de Compras

O Ábax também realiza o vínculo de itens quando o item não necessita de ordem de compra, basta realizar a configuração e enquadrar a nota nela. Para enquadrar a NF nesta categoria deve-se clicar com o botão direito sobre a nota, em seguida “AÇÕES” e “EDITAR O TIPO DE ORIGEM DA NFE”.

Após isso, deve-se selecionar a opção “SemOrigem” (ultima opção da lista), colocar uma justificativa de no mínimo 10 caracteres e clicar em “Salvar”, conforme a imagem

Após entrar na tela do De/Para aparece um ícone de vínculo no canto superior direito da lista de itens da NF, ao clicar nele aparecerá um campo com a lista de itens, cada item com uma linha logo abaixo com um ícone de mais para adicionar itens e realizar o vínculo.

Após deve-se clicar no ícone do mais que aparecerá abaixo do item na linha OC, para abrir a tela de pesquisa de itens cadastrados no ERP. A seta verde/vermelha serve para reposicionar o campo de vínculo no(a) topo/base da tela.

Quando clicar no mais, expandirá duas barras de pesquisa, uma para pesquisar o código do produto e uma para pesquisar a descrição, sendo necessário o preenchimento de apenas uma delas para visualizar os itens cadastrados no ERP para serem vinculados, há também um campo para alterar o fator de conversão seguindo a mesma lógica do De/Para manual com a Ordem vinculada, onde o usuário deve informar quantos itens da NF são necessários para formar um único item cadastrado no sistema (na unidade de medida nele informado), segue imagem.

Ao preencher algum dado para realizar a pesquisa, sendo o dado parcial ou total (“ferramental” ou apenas “fer”), clicar na lupa para solicitar a pesquisa, e abrirá os resultados abaixo permitindo ao usuário informar qual item será vinculado, ao selecionar e preencher o fator de conversão deve-se clicar em “Salvar” no canto superior esquerdo. Caso queira cancelar as modificações que efetuou na tela clique em “cancelar”, para limpar os dados da pesquisa feita, basta clicar em “Limpar” que as duas barras de pesquisa serão limpas.

Ao preencher os dados de todos os itens da NF, clicar em “Fazer DePara” para concluir o vínculo.

Desfazer vínculo

Ao realizar um vinculo também é possível desfazê-lo. Na tela do De/Para no campo “Vinculados” são listados todos os vínculos já realizados na NF, para desvincular basta clicar em “Desfazer vínculo” (ícone do ‘X’ vermelho), sendo que ao clicar no ‘X’ da NF, é desfeito totalmente o vínculo, enquanto ao clicar no ‘X’ da OC é desfeito todos os vínculos com aquele item, mesmo com outro item da NF.

Os vínculos desfeitos irão sumir do campo vinculado para acompanhamento do usuário.

Informações complementares:

1. Na tela do De/Para há duas setas na parte superior central para que o usuário possa navegar entre as notas do filtro que foi feito na tela

2. Os vínculos podem ser feitos manualmente apenas uma vez, pois o sistema salva os dados para os futuros vínculos, com isso, a partir da segunda vez o vínculo automático é o mais indicado.

3. Na tela do De/Para quando o Ábax identifica um erro, ele trás para o usuário o erro ao clicar em “Exibir todas as pendências” (ícone do triângulo amarelo com exclamação acima da primeira bandeira de item no lado da NF). Para verificar qual das formas de recebimentos a nota se encaixa, há um botão “Ocultar formas de recebimento”, que serve para ocultar/mostrar este dado

Ao clicar no “Exibir todas as pendências” abrirá uma janela com os dados, enquanto as formas de recebimento aparecem logo abaixo do botão “Ocultar formas de recebimento”. A imagem seguinte mostra a janela que é aberta ao clicarmos para exibir pendências.

Ao realizar o DePara, os itens vinculados serão registrados na tabela DEPARA_VINCULO, para futuras consultas, já os status dos vínculos serão registrados na tabela STATUS_DEPARA. Ao verificar pendências da nota, caso o status de De/Para seja válido, o sistema alimentará as tabelas DOCUMENTO_ORDEMDECOMPRA e ITEMOC_VS_I01, com as informações da tabela DEPARA_VINCULO.