Visando conseguir alcançar mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes, foi desenvolvido em meados de 2007, o projeto SPED, também conhecido como SPED fiscal.
O SPED, isto é, o Sistema Público de Escrituração Digital foi elaborado pelo Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal.
O objetivo principal do SPED fiscal consiste em contribuir para a aceleração do crescimento econômico do Brasil, simplificando as informações junto ao fisco.
Essa contribuição foi bastante significativa, visto que, com ela foi possível desburocratizar o ambiente de negócios, bem como, facilitar a interação junto ao governo.
A modernização dos processos também trouxe vantagens como:
- Agilidade em identificar os ilícitos tributários e em conseguir informações
- Otimização nos controles dos processos fiscais
- Maior facilidade em fiscalizar as operações utilizando o cruzamento de dados e \ auditoria eletrônica por meio do SPED fiscal mais assertiva e eficaz
- Documentos fiscais eletrônicos e automatizados
- Simplificar as obrigações acessórias, de modo a apurar melhor os impostos, tributos, encargos e contribuições.
- Integração do fisco em todas as esferas
- Redução dos custos operacionais e gerenciais
- Otimização no tempo destinado a cumprir obrigações fiscais
- Redução na margem de erros
Com o SPED fiscal também não existe mais a necessidade de guardar documentos físicos, como o livro de entradas e saídas, de apuração do IPI e do ICMS, do Inventário, do controle da produção e do estoque e do CIAP.
Após ser validado pelo PVA, isto é, o programa validador e assinador, o arquivo deve recebe uma assinatura digital e, em seguida é enviado ao SPED da Receita Federal.
Dessa forma, o tempo de entrega, bem como, os custos de armazenamento para os contribuintes são minimizados. Isso sem mencionar toda a segurança envolvida para a fiscalização do governo.
A transformação digital no ambiente de trabalho com o SPED fiscal
Ainda que tenha sido a NF-e a primeira implementação do projeto, hoje o SPED fiscal conta com 12 módulos de obrigações acessórias legais.
Esses módulos englobam desde documentos eletrônicos, informações fiscais e contábeis, até informações previdenciárias e financeiras de uma entidade jurídica.
Ainda que as análises fiscais sejam realizadas baseadas nos arquivos próprios de cada empresa, de modo a verificar se as obrigações fiscais estão como espera a legislação vigente, a Receita Federal também verifica todas as informações por meio dos cruzamentos de dados validações cruzadas.
A Receita Federal tem acesso aos dados enviados pelo contribuinte, que oscilam desde a obrigação acessória estadual, até a Escrituração Contábil Digital.
Em outras palavras, com o SPED fiscal, a Receita consegue verificar se nos documentos fiscais declarados existem anomalias.
É importante ressaltar que a Receita Federal realiza o cruzamento das obrigações acessórias do próprio contribuinte, bem como, dos fornecedores e clientes.
Uma vez que um documento precisa ser validado pela SEFAZ para conseguir autorizar a emissão do documento fiscal, a Receita Federal ainda realiza os cruzamentos nos documentos eletrônicos.
É de suma importância que as informações do SPED fiscal sejam enviadas mensalmente.
Existem três variações na estrutura do projeto SPED. Eles são: blocos de cadastros, blocos de escriturações e blocos de apurações.
Quais cuidados precisam ser tomados com o Cruzamento SPED fiscal?
Considerando que a Receita Federal já possui em seu banco de dados todas as informações emitidas pela empresa, clientes e fornecedores, por meio das notas fiscais, é muito importante que a declaração do contribuinte contenha as mesmas informações.
Isso significa dizer que, ainda que erros possam acontecer, fazendo com que uma determinada nota fiscal não seja informada ao SPED fiscal, a Receita Federal irá saber desse equivoco assim que realizar o cruzamento dos dados.
De modo a evitar trabalhos e penalidades desnecessárias é imprescindível realizar a análise das informações com bastante atenção e antecedência, uma vez que os cruzamentos dos dados são tarefas rotineiras dos fiscos federal, estadual e municipal.
Para facilitar o processo, a empresa pode usar um sistema de gestão e utilizar as funções do SPED Fiscal. Dessa forma, as tarefas serão executadas de maneira assertiva, ágil e eficaz.
A empresa precisa ficar atenta em alguns cuidados no momento em que for transmitir a SPED Fiscal. Os principais cuidados são:
1. Ir além do PVA
É comum que alguns profissionais ainda pensam que a validação do PVA, isto é, o Programa Validador e Assinador é o suficiente para fazer com que a empresa não sofra fiscalizações e penalidades.
O programa validador e Assinador, no entanto, consegue realizar somente algumas verificações no arquivo. Sendo assim, os profissionais precisam elaborar e ficar atentos aos checklists de conferências.
2. Verificar as advertências do PVA
As advertências do PVA consistem em avisos de anomalias que aparecem no programa, de modo a fazer com que o profissional se atente e corrija-os. Essas advertências, contudo, não impedem que o arquivo seja transmitido.
3. Cruzamento com a GIA
É importante que todas as obrigações estejam sempre conforme a legislação, a fim de evitar retificações. Desse modo, a GIA, isso é, o Guia de Informação e Apuração do ICMS precisa ser organizado.
Precisa de mais informações sobre o funcionamento do SPED Fiscal? Clique aqui e conte com a ajuda de quem entende do assunto.